Hautajaiskutsuun kirjoitetaan tilaisuuden käytännölliset tiedot sekä lyhyt, kunnioittava saate, joka kertoo vastaanottajalle, miksi kutsu lähetetään. Kutsussa mainitaan vainajan nimi, tilaisuuden ajankohta ja paikka sekä mahdolliset toiveet esimerkiksi ilmoittautumisesta. Alla käymme läpi yleisimmät hautajaiskutsuun liittyvät kysymykset yksityiskohtaisesti.
Hautajaiskutsun lähettävät yleensä vainajan lähiomaiset, useimmiten puoliso, lapset tai sisarukset. Käytännössä kutsun lähettäminen kuuluu sille henkilölle tai niille henkilöille, jotka vastaavat hautajaisjärjestelyistä kokonaisuudessaan. Jos järjestelyvastuu on jaettu useammalle omaiselle, kutsu lähetetään yhteisesti heidän nimissään.
Pienissä hautajaisissa, joihin kutsutaan vain lähipiiri, riittää usein suullinen tai puhelimitse välitetty kutsu. Kirjallinen kutsu on tavallisempi silloin, kun tilaisuuteen odotetaan enemmän vieraita tai kun halutaan varmistaa, että kaikki saavat tiedot kirjallisena ja voivat tarkistaa ne myöhemmin. Siviilihautajaisissa ja muissa ei-uskonnollisissa tilaisuuksissa kutsun lähettäminen on usein erityisen tärkeää, koska tilaisuuden rakenne ei välttämättä ole kaikille vieraille ennestään tuttu.
Hautajaiskutsussa täytyy olla vainajan koko nimi, siunaus- tai muistotilaisuuden päivämäärä, kellonaika ja tarkka osoite. Lisäksi kutsussa on hyvä mainita, onko tilaisuuden jälkeen muistotilaisuus, ja jos on, missä se järjestetään. Nämä perustiedot varmistavat, että vastaanottaja osaa saapua oikeaan paikkaan oikeaan aikaan.
Käytännön tietojen lisäksi kutsussa voidaan mainita:
Kutsun ei tarvitse olla pitkä. Selkeä ja asiallinen hautajaisilmoitus, jossa kaikki olennaiset tiedot ovat helposti löydettävissä, palvelee vastaanottajaa parhaiten.
Hautajaiskutsun sävy on aina kunnioittava ja rauhallinen. Kutsu voidaan kirjoittaa lyhyesti ja asiallisesti ilman koristeellista kieltä, tai se voi sisältää muutaman henkilökohtaisemman lauseen, jotka heijastavat vainajan persoonaa tai omaisten toiveita tilaisuuden luonteesta. Tärkeintä on, että sävy tuntuu aidolta ja sopii tilaisuuden luonteeseen.
Uskonnollisessa siunaustilaisuudessa voidaan käyttää hengellisiä ilmaisuja, jos ne tuntuvat luontevilta. Siviilihautajaisissa tai muissa ei-uskonnollisissa tilaisuuksissa kutsu kirjoitetaan neutraalimmalla kielellä. Jos vainajalla oli erityinen elämänasenne tai hän toivoi tilaisuuden olevan muistoltaan iloinen, tämän voi halutessaan mainita lyhyesti kutsun saatteessa.
Kutsun ei tarvitse sisältää kuolinilmoituksen tapaista tekstiä, jos hautajaisilmoitus on jo julkaistu sanomalehdessä. Tällöin riittää lyhyt saate, jossa kerrotaan tilaisuuden tiedot ja toivotetaan vastaanottaja tervetulleeksi.
Hautajaiskutsu voidaan lähettää joko kirjeenä tai sähköpostilla, ja valinta riippuu vastaanottajista sekä omaisten omasta toiveesta. Kirje sopii erityisesti iäkkäille sukulaisille ja tutuille, joille perinteinen kirjallinen viesti tuntuu luontevammalta. Sähköposti tai viesti puhelimella on käytännöllinen valinta silloin, kun vastaanottajat ovat tottuneet digitaaliseen viestintään ja kun aikataulu on tiukka.
Monissa perheissä käytetään molempia tapoja rinnakkain: lähimmille omaisille soitetaan tai lähetetään viesti puhelimella, kauempana asuville tai vähemmän tutuille lähetetään kirje tai sähköposti. Pienten hautajaisten kohdalla pelkkä puhelinsoitto tai tekstiviesti on täysin riittävä tapa välittää kutsu.
Jos tilaisuuteen odotetaan useita kymmeniä vieraita, kirjallinen kutsu on suositeltava, koska se antaa vastaanottajalle mahdollisuuden tarkistaa tiedot uudelleen ilman, että hänen tarvitsee muistaa kaikkea ulkoa.
Hautajaiskutsun lähettämiselle ei ole tarkkaa määräaikaa. Kutsu kannattaa lähettää mahdollisimman pian sen jälkeen, kun hautajaisten päivämäärä, kellonaika ja paikka ovat varmistuneet. Näin vieraille jää riittävästi aikaa järjestää osallistumisensa.
Kaukana tai ulkomailla asuville läheisille on hyvä ilmoittaa alustavasta ajankohdasta puhelimitse heti, vaikka varsinainen kutsu lähetettäisiin myöhemmin. Näin he voivat aloittaa matkajärjestelyt ajoissa. Hautajaisjärjestelyt vaihe vaiheelta -oppaastamme löydät lisää tietoa siitä, missä järjestyksessä hautajaisten käytännön asiat yleensä hoidetaan.
Muistotilaisuuskutsu eroaa hautajaiskutsusta siinä, että se koskee erikseen järjestettävää muistotilaisuutta, joka pidetään siunaustilaisuuden jälkeen. Jos muistotilaisuus järjestetään samana päivänä hautajaisten kanssa, tieto siitä sisällytetään usein suoraan hautajaiskutsuun. Jos muistotilaisuus järjestetään myöhemmin erikseen, se vaatii oman kutsunsa.
Muistotilaisuuskutsussa mainitaan tilaisuuden paikka, ajankohta ja mahdollinen ilmoittautumispyyntö. Muistotilaisuudessa luetaan adressit, ja kutsussa voidaan tarvittaessa mainita, onko vastaanottajalla mahdollisuus lähettää adressi etukäteen, jos hän ei pääse paikalle henkilökohtaisesti.
Käytännössä monet omaiset yhdistävät molemmat tiedot samaan kutsuun tai ilmoitukseen, mikä helpottaa viestintää ja varmistaa, että kaikki vieraat saavat tarvitsemansa tiedot yhdellä kertaa. Jos olet epävarma, miten kutsu kannattaa muotoilla tai mitä tietoja tarvitaan, hautaustoimisto voi auttaa myös käsiohjelmapohjien ja kutsuviestien laadinnassa osana hautausjärjestelyjä. Lisätietoa hautaustoimistomme tarjoamista palveluista löydät verkkosivuiltamme. Voit myös tutustua hautaustoimistomme taustaan ja arvoihin verkkosivuiltamme.
