Läheisen menehtyminen on aina raskas kokemus, ja samaan aikaan omaisten tulisi hoitaa lukuisia käytännön asioita. Olemme Hautaustoimisto Ikäheimossa nähneet, kuinka virallisten asioiden hoitaminen voi tuntua monimutkaiselta ja työläältä juuri silloin, kun surun keskellä kaipaisit eniten rauhaa. Tähän artikkeliin olemme koonneet tietoa tärkeimmistä virka-asioista, jotka tulee hoitaa läheisen poismenon jälkeen. Käymme läpi tarvittavat asiakirjat, viranomaisilmoitukset sekä annamme vinkkejä, miten hoitaa nämä tehtävät sujuvasti.

Ensimmäiset virka-asiat menehtymisen jälkeen

Läheisen poismenon jälkeen on useita virallisia asioita, jotka vaativat välitöntä huomiota. Näistä tärkeimmät liittyvät kuolintodistukseen ja hautauslupaan.

Kuolintodistuksen laatii lääkäri – joko menehtynyttä viimeksi hoitanut lääkäri, jos kuolema johtui sairaudesta, tai oikeuslääkäri, jos kyseessä on oikeuslääketieteellinen kuolemansyyn selvitys. On hyvä tietää, että kuolintodistuksen saaminen voi kestää jopa useita viikkoja tai kuukausia, jos kuolemansyyn selvittäminen vaatii laajempia tutkimuksia.

Hautauslupa on erillinen asiakirja, joka myönnetään lähtökohtaisesti kuolintodistuksen laatimisen yhteydessä. Lupa toimitetaan sille seurakunnalle, jonka hautausmaalle vainaja haudataan, tai krematoriolle tuhkausta varten. On huomattava, että hautajaisjärjestelyjä voi aloittaa jo ennen hautausluvan saamista, sillä esimerkiksi siunausajan ja hautapaikan varaukset eivät vaadi sitä.

Autamme Hautaustoimisto Ikäheimossa näiden ensimmäisten virka-asioiden hoitamisessa ja opastamme omaisia selkeästi, mitä toimenpiteitä tarvitaan ja missä järjestyksessä ne kannattaa tehdä.

Tärkeimmät asiakirjat ja lomakkeet

Menehtymisen jälkeen tarvitaan useita erilaisia asiakirjoja eri tarkoituksiin. Näistä keskeisimpiä ovat:

• Kuolintodistus – Lääkärin laatima virallinen asiakirja, joka vahvistaa kuoleman ja kuolinsyyn
• Hautauslupa – Lääkärin myöntämä lupa hautaamista tai tuhkausta varten
• Virkatodistus/Sukuselvitys – Tarvitaan erityisesti perunkirjoitusta varten, sisältää tiedot vainajasta ja omaisista, sukuselvitysmuotoisena 15-vuotiaasta alkaen
• Pankin kuolinpesän valtakirjat – Tarvitaan pankkiasioiden hoitamiseen
• Vakuutusyhtiöiden kuolemantapausilmoitus – Mahdollisten vakuutuskorvausten hakemiseen

Virkatodistuksen hankkiminen kannattaa aloittaa mahdollisimman pian, sillä sen saaminen voi kestää useita viikkoja riippuen rekisteriviranomaisen työruuhkasta. Virkatodistuksen toimitusaikaan voi vaikuttaa myös omaisten määrä, sillä kaikkien perillisten henkilötiedot tulee selvittää asiakirjoja varten.

Oulun alueella me Hautaustoimisto Ikäheimossa voimme auttaa näiden asiakirjojen hankinnassa ja opastaa niiden käytössä.

Miten ilmoittaa menehtymisestä eri viranomaisille?

Kuolemasta tulee ilmoittaa useille eri viranomaisille ja tahoille. Osa näistä ilmoituksista tapahtuu automaattisesti väestötietojärjestelmän kautta, mutta omaisilla on silti monia tahoja, joille ilmoitus pitää tehdä erikseen.

Tärkeimmät ilmoitukset:

• Kela – Ilmoitus eläkkeiden ja muiden etuuksien lopettamiseksi (tehtävä mahdollisimman pian)
• Verottaja – Erillistä ilmoitusta ei yleensä tarvita, mutta perunkirjoituksen jälkeen verottajalle toimitetaan perukirja
• Pankit – Ilmoitus kuolinpesän tilin hoitamiseksi ja vainajan pankkiasioiden järjestämiseksi
• Vakuutusyhtiöt – Henkivakuutuskorvausten hakemista varten
• Työeläkelaitokset – Mahdollisen perhe-eläkkeen hakemista varten
• Vuokranantaja – Jos vainaja asui vuokralla
• Sähkö-, puhelin- ja muut palveluntarjoajat – Sopimusten päättämiseksi

Useimmille viranomaisille riittää virkatodistus todisteeksi kuolemasta. Pankit ja vakuutusyhtiöt saattavat vaatia lisäksi erilaisia valtuutuksia kuolinpesän osakkailta asioiden hoitamiseksi. Hautajaisjärjestelyt Oulussa hoituvat sujuvammin, kun viranomaisilmoitukset tehdään oikea-aikaisesti.

Perunkirjoitus ja pesänselvitys käytännössä

Perunkirjoitus on lain mukaan järjestettävä kolmen kuukauden kuluessa kuolemasta. Tämä on yksi tärkeimmistä vainajan virallisista asioista, ja se vaatii huolellista valmistautumista.

Perunkirjoitusta varten tarvitaan:

• Sukuselvitys vainajasta
• Elossaolotodistukset kaikista perillisistä (mikäli elää-tieto ei näy sukuselvityksessä)
• Tiedot vainajan (ja lesken) varoista ja veloista kuolinpäivältä
• Testamentti, jos sellainen on olemassa
• Mahdolliset avioehtosopimukset, ensin kuolleen puolison perukirja ja aiempien perinnönjakojen asiakirjat
• Kaksi uskottua miestä toimittamaan perunkirjoitus

Perunkirjoituksessa laaditaan perukirja, joka on luettelo kuolinpesän varoista ja veloista sekä pesän osakkaista. Perukirja toimitetaan verottajalle kuukauden kuluessa perunkirjoitustilaisuudesta.

Pesänselvityksessä kuolinpesän varat ja velat selvitetään, laskut maksetaan ja omaisuutta hallinnoidaan kunnes perinnönjako voidaan suorittaa. Tämä voi olla pitkäkin prosessi, johon tarvitaan kaikkien pesän osakkaiden yhteistyötä tai erikseen määrättyä pesänselvittäjää.

Hautaustoimisto Ikäheimossa tarjoamme myös perunkirjoituspalveluja Oulussa ja ympäristössä, mikä helpottaa omaisten taakkaa näissä lainopillisissa velvoitteissa.

Käytännön vinkit virka-asioiden sujuvaan hoitamiseen

Kokemustemme perusteella seuraavat käytännön vinkit auttavat virka-asioiden sujuvammassa hoitamisessa:

1. Kokoa asiakirjat yhteen paikkaan – Luo kansio tai digitaalinen tallennuspaikka, johon keräät kaikki kuolemaan liittyvät asiakirjat ja dokumentit.
2. Tee tehtävälista – Kirjaa ylös kaikki hoidettavat asiat ja merkitse niiden aikarajat ja vastuuhenkilöt.
3. Pyydä apua ajoissa – Hautaustoimiston asiantuntijat voivat auttaa monissa käytännön asioissa ja viranomaiskontakteissa.
4. Jaa vastuuta – Kaikkea ei tarvitse hoitaa yksin. Jakakaa tehtäviä perheen kesken, jos mahdollista.
5. Varaa riittävästi aikaa – Virka-asioiden hoitaminen vie aikaa, ja useimpiin asioihin liittyy odottelua.

Hautaustoimisto Ikäheimossa autamme mielellämme kaikissa hautajaisjärjestelyihin ja virka-asioihin liittyvissä kysymyksissä Oulussa. Olemme koonneet myös kattavan muistilistan, joka helpottaa asioiden jäsentelyä surun keskellä.

Kokemuksemme mukaan moni omainen kokee helpotusta siitä, että hautaustoimisto voi ottaa vastuulleen myös virka-asioihin liittyviä tehtäviä. Me voimme auttaa lomakkeiden täyttämisessä, tarvittavien asiakirjojen hankkimisessa sekä eri viranomaisten kanssa asioimisessa.

Kun hautajaisjärjestelyt arkkuineen ja uurnavalikoimineen hoidetaan ammattitaidolla, omaiset voivat keskittyä surutyöhön ja läheisen muistamiseen. Olemme tukenasi kaikissa hautaukseen liittyvissä asioissa ja autamme sinua virka-asioiden hoitamisessa luotettavasti ja kiireettömästi.